13. ワークフロー¶

ワークフローでは、上長の決裁が必要な手続きを文書にして申請したり、情報共有のための文書を回覧することができます。
さらに、申請・回覧文書にはファイルも添付でき、決裁経路には所属部署問わずにユーザを追加することができます。

ホーム画面では、承認・確認すべきワークフローがある場合、「未処理件数」として表示されます。


管理者の設定によっては、決裁漏れが無いよう、「決裁または確認すべき文書が届いた」という旨の メールが送信 でき、「確認漏れ」というミスを防ぐことができます。
また、決裁者(ユーザ)毎に文書の 既読・未読 状態や、決裁(回覧)が 現在どの決裁者まで回っているか をいつでも確認できます。

13.1. 申請する¶

上長の決裁が必要な文書を申請します。

申請の際は、ついでに申請文と申請経路を 個人用の雛形へ登録 することもできます。

メニューのをクリックします。
新規作成 をクリックします。
「タイトル」と「申請文」を入力し、添付したいファイルがあれば追加します。
次に「申請経路」を設定します。[ユーザ一覧] から経路に追加したいユーザを選択☑ し、 経路に追加 をクリックします。
経路の順序を変更したい場合は、[経路一覧] のユーザを変更したい順序の [経路順序] へドラッグ & ドロップします。
入力が完了したら、 OK をクリックします。

Note

申請した文書の状態には下記の種類があります。

<決裁経路状態>

状態内容

未決裁決裁者が決裁できる状態で、まだ決裁していない状態のこと

未回覧決裁者まで回覧されておらず、決裁する権利がない状態のこと

承認決裁者が当該文書に対して「承認」した状態のこと

否認決裁者が当該文書に対して「否認」した状態のことで、否認した時点で回覧がストップし、以降の決裁者へは回覧されない

13.2. 回覧する¶

文書を承認・否認の形式ではなく、経路のユーザへ一斉に回覧したい場合は、 回覧にして 申請します。

申請の際は、ついでに申請文と申請経路を 個人用の雛形へ登録 することもできます。

メニューのをクリックします。
新規作成 をクリックします。
「タイトル」と「申請文」を入力し、添付したいファイルがあれば追加します。
次に「申請経路」を設定します。[ユーザ一覧] から経路に追加したいユーザを選択☑し、 経路に追加 をクリックします。
回覧にするには、「回覧にする」を選択☑します。
入力が完了したら、 OK をクリックします。

Note

回覧した文書の状態には下記の種類があります。

<回覧経路状態>

決裁状況内容

未確認決裁者がまだ「確認」していない状態のこと

確認決裁者が「確認」した状態のこと

13.3. 申請・回覧文書を確認する¶

一覧画面では、申請・回覧文書の決裁数等の状態、本人の決裁状況やコメント数が確認できます。

詳細画面では、決裁経路や既読・未読の状態、コメントが確認できます。

13.3.1. 一覧から状態を確認する¶

「状態(決裁数/総数)」は、申請・回覧文書が 回覧中か、完了しているのかなど 状態が確認できます。

カッコ内の「決裁数/総数」は、 決裁した人数と決裁経路に含まれる人数 が表示されています。

Note

一覧画面の状態には下記の種類があります。

<一覧画面状態一覧>

状態内容

申請中申請文書がまだ決裁されておらず、決裁経路に未決裁者がいる状態

回覧中回覧文書がまだ確認されておらず、決裁経路に未確認者がいる状態

否認申請文書を「否認」と決裁したユーザがおり、その先へ未回覧な(ストップしている)状態

完了申請文書を全員が「承認」と決裁した状態

回覧終了回覧文書を全員が「確認」を決裁した状態

13.3.2. 一覧から決裁状況を確認する¶

「決裁状況」では、申請・回覧文書に対してユーザの対応状況が確認できます。

Note

決裁状況には下記の種類があります。

<決裁状況一覧>

決裁状況内容

未決裁まだ決裁していない状態のこと

未確認まだ確認していない状態のこと

承認「承認」した状態のこと

否認「否認」した状態のことで、否認した時点で回覧がストップし、以降の決裁者へは回覧されていない

承認(否認取消) 申請文書を一度「否認」した後、「承認」と決裁した状態のこと

回覧終了回覧文書を全員が「確認」を決裁した状態のこと

13.3.3. 決裁の進行状況を確認する¶

詳細画面では、申請・回覧文書が 決裁の進行状況 や 決裁者の既読・未読状態 が確認できます。

メニューのをクリックします。
確認したい文書のタイトルをクリックします。

Note

詳細画面の状態には下記の種類があります。

<詳細画面状態一覧>

決裁状況内容

未決裁申請文書をまだ決裁していない状態のこと

未確認回覧文書をまだ確認していない状態のこと

否認申請文書を「否認」と決裁した状態のこと

承認申請文書を「承認」と決裁した状態のこと

承認(否認取消) 申請文書を一度「否認」した後、「承認」と決裁した状態のこと

未回覧申請・回覧文書がまだ回覧されていない状態のこと

13.4. 決裁する¶

決裁すべき申請が届いた場合の決裁方法を確認しましょう。

申請文書に対しては、「承認」「否認」、回覧文書に対しては、「確認」という決裁ができます。

13.4.1. 申請を承認・否認する¶

メニューのをクリックします。
決裁状況が 未決裁 となっている申請文書のタイトルをクリックします。
申請内容を確認し、承認または否認をクリックします。
確認メッセージが表示されたら OK をクリックします。

Note

コメントをつけるには、コメント欄から別途登録します。詳しくは コメントをつける をご確認ください。
コメントは「承認」「否認」後にも登録することができます。
「否認」した後でも、「承認」し直すことができます。詳しくは 否認した申請を承認する をご確認ください。

13.4.2. 否認した申請を承認する¶

メニューのをクリックします。
決裁状況が否認となっている申請文書のタイトルをクリックします。
申請内容を確認し、承認クリックします。
確認メッセージが表示されたら OK をクリックします。

Note

コメントをつけるには、コメント欄から別途登録します。詳しくは コメントをつける をご確認ください。
コメントは「承認」後にも登録することができます。

13.4.3. 回覧文書を確認する¶

メニューのをクリックします。
状態が 未確認 となっている申請文書のタイトルをクリックします。
申請内容を確認し、確認クリックします。

Note

コメントをつけるには、コメント欄から別途登録します。詳しくは コメントをつける をご確認ください。
コメントは回覧「確認」後にも登録することができます。

13.5. コメントをつける¶

メニューのをクリックします。
タイトルをクリックします。
「コメント」欄にコメントを入力し、 コメント をクリックします。

Note

コメントは何回でもつけることができます。承認後、確認後等の決裁後も可能です。

13.6. 他の申請文書をコピーして申請・回覧する¶

既存の内容を元に、新規で申請する場合にはコピー機能が利用できます。タイトルや申請文と経路をコピーして、申請文書または回覧文書が作成します。

メニューのをクリックします。
コピーしたい文書のタイトルをクリックします。
コピー をクリックします。
タイトル、申請文や申請経路が引き継がれた状態で新規作成画面が表示されますので、内容を編集し、 OK をクリックします。

13.7. 雛形を使用して申請・回覧する¶

文書作成時には、雛形を使うことができます。タイトル・申請文と申請経路はそれぞれ読み込んで、使用します。

雛形には、管理者が登録する「共有雛形 [1] 」、個人用に登録できる「個人雛形 [2] [3] 」があります。

メニューのをクリックします。
新規作成 をクリックします。
初めに、 タイトル・申請文の雛形 を選択します。「共有雛形」「個人雛形」のどちらかを選択し、雛形名を選択して読込をクリックします。
すでに入力済みの内容は、上書きされる旨の確認メッセージが表示されますので、よろしければ OK をクリックします。
次に、 申請経路の雛形 を選択します。「共有雛形」「個人雛形」のどちらかを選択し、雛形名を選択して読込をクリックします。
すでに設定済みの経路は、上書きされる旨の確認メッセージが表示されますので、よろしければ OK をクリックします。
内容を確認し OK をクリックします。

13.8. ワークフローを削除する¶

ワークフローを削除しましょう。

申請・回覧した本人が作成した文書のみ削除できます。または管理者権限のユーザは、全て削除できます。

メニューのをクリックします。
削除したい文書を選択☑して、プルダウンメニューから [チェックされた掲示を削除する] を選択し実行をクリックします。
削除確認画面が表示されますので、表示されている掲示一覧を確認し、よろしければ削除をクリックします。

13.9. 一覧を絞り込む¶

13.9.1. 項目を切り替える¶

項目を切り替えることで、申請文書または回覧文書を絞り込むことができます。

<項目一覧>

状態内容

すべてすべての申請・回覧文書を表示

すべて(未処理のみ) 「未決裁」「未確認」の文書を表示

申請本人が申請し、状態が「申請中」「完了」「否認」の文書を表示

承認本人または他のユーザが申請し、状態が「申請中」「完了」の文書を表示

回覧本人または他のユーザが申請し、状態が「回覧中」「回覧終了」の文書を表示

Note

初めに表示する項目を設定しておくことができます。詳しくは 初期値設定 をご確認ください。

13.9.2. 検索する¶

「申請者」「タイトル」「本文」に含まれる文字列から、検索することができます。

メニューのをクリックします。
キーワードを入力し、検索をクリックします。

13.10. 検索する前の状態に戻す¶

検索を実行したあと リセット をクリックすると、検索する前の状態に戻すことができます。

13.11. コメント新着順に並び替える¶

コメント新着順に並び替えるには、 最終コメント日時 をクリックします。

13.12. メール通知のお知らせを設定する¶

管理者が、メール通知のお知らせを ON にしている場合、申請・回覧文書のお知らせが あらかじめ設定してあるメールアドレス に届きます。

設定方法は、 個人情報 をご確認ください。

脚注

[1]	「共有雛形」の登録は、管理者しかできません。

[2]	「個人雛形申請経路」の登録については雛形申請経路をご確認ください。

[3]	「個人雛形文書」の登録については雛形文書をご確認ください。

13. ワークフロー¶

13.1. 申請する¶

13.2. 回覧する¶